برگزاري جلسات , برگزاري جلسه , برگزاري جلسات رسمي و كاري : اگر از دسته افرادي باشيد كه براي اولين بار قصد داشته باشيد به جلسه ي برويد قطعا بايد در مورد آن اطلاعاتي داشته باشيد تا بتوانيد موفق باشيد. پيش از هر چيزي بايد تعريفي دقيق از جلسه داشته باشيم و همچنين در مورد قانون هاي جلسه اطلاع داشته باشيم. در ادامه اين مطلب به تشريح اين جلسه ها و قانون جلسه پرداخته ايم.با گروه تشريفاتي شب آرا نور همراه باشيد….

برگزاري جلسات

برگزاري جلسه چيست ؟

جلسه يك نوع گردهمايي مي باشد كه در آن 2 يا چند نفر حضور دارند و تلاش مي كنند تا به هدفي برسند.مي توان اينگونه گفت كه جلسه براي رسيدن به اهداف مهم تشكيل مي شود.به دليل اينكه در جلسه ها تصميم هاي مهم و روش هاي اساسي تعيين مي شود مي توان جلسه را بسيار مهم و با تاثير به شمار آورد.در هر سازماني جلسه هاي مختلفي را برگزار مي كند كه مي توان به موارد زير اشاره كرد:

برگزاري جلسات تصميم گيري

اين نمونه جلسه ها به جلسه هاي گفته مي شود كه قصد دارند در مورد موضوعي تصميم گيري صورت بگيرد.حال ممكن است اين تصميم بزرگ يا كوچك باشد در هر صورت بايد به بهترين شكل اينكار انجام گردد.

در جلسه هاي كه تصميم گيري صورت مي گيرد نبايد هيچ فردي تحت فشار باشد و بايد نظرات خود را با اختيار خويش بيان كند .پيش از اينكه جلسه ي تصميم گيري انجام شود بايد اطمينان داشت كه تمامي افرادي از چگونگي تصميم گيري آگاه هستند.

 برگزاري جلسات حل موضوع

در هر سازماني ممكن است مسائل و ابهام هاي مطرح باشد كه نياز باشد براي حل آنها جلسه هاي برگزار شود.در اين جلسه ها بسيار مهم است كه تغييري در وضعيت موجود ايجاد گردد و تا زماني كه اين تغيير حاصل نشود مشكل برپا خواهد بود.

برگزاري جلسات اطلاع رساني و گزارش

برخي از مديران جلسه هاي را برگزار مي كنند كه در آن گزارش كار از كاركنان شان دريافت مي كنند و اينكار را براي جلب اعتماد و اطمينان يافتن از انجام كارهايشان انجام ميدهند . در هر شركتي مبادله ي اطلاعات بسيار مهم است و همين موضوع سبب مي شود كه اين جلسه ها بسيار حائز اهميت باشند.كاركنان در چنين جلسه هاي مي توانند مشكلات خود را مطرح كنند و در مورد آن با مديران به گفتگو بپردازند و در نهايت سبب بهتر شدن فرآيندهاي شركت يا سازمان ميشود.

برگزاري جلسات فكر

جلساتي هستند كه با عنوان جلسات فكر يا اتاق فكر مطرح مي باشند.اين جلسه ها را مي توان ابزاري دانست كه سبب ايجاد خلاقيت و حل مساله در سازمان ها مي شوند. در اين جلسه ها افراد مي توانند بدون داشتن تنش هاي رسمي اداره به روش هاي خلاقانه ، تهيه و تدوين پيشنهادهاي سازنده بپردازند.با برگزاري اين جلسات مي تواند از يكنواختي در سازمان ها و اداره ها جلوگيري كرد.

برگزاري جلسات كاري

برگزاري جلسات ارزيابي يا جلسات بازخورد

در اين جلسه هاي كه در سازمان ها تشكيل مي شوند افراد مي توانند پيشنهادات و اظهار نظر خود را بيان كنند و در واقع نسبت به جلسه هاي گزارش دهي مي تواند پويايي بيشتري داشته باشد. مي توان اينگونه گفت كه به دليل اينكه افراد در چنين جلسه هاي مي توانند مشاركت هاي لازم را داشته باشند پس بيشتر قابل تاثير و ارزشمند مي باشند. لازم است بدانيد كه اين جلسه ها به صورت برنامه ريزي شده و همچنين سازمان يافته برگزار مي شوند.

برگزاري جلسات آموزشي و جلسه هاي توجيهي

جلسه هاي آموزشي به جلساتي گفته مي شود كه در آن ها افراد تحت آموزش قرار مي گيرند به عبارتي مي توانيم اين گونه بگوييم كه حضور افراد در چنين جلسه هاي مانند حضور در كلاس درس است.
همانطور كه از نام جلسه هاي توجيهي مشخص است به جلساتي گفته مي شود كه در آن افراد را براي انجام يك كار يا فعاليتي توجيح مي كنند.

برگزاري جلسات رفع مشكلات

گاهي يك مشكلي در سازماني به وجود مي آيد كه نياز براي رفع آن مشكل جلسه ي تشكيل شود و نتيجه ي كه از جلسه حاصل مي شود ،اجرا مي گردد.

برگزاري جلسات تركيبي

اين جلسه ها شامل تركيبي از انواع جلسه ها مي باشد.بهتر است كه در چنين جلسه هاي زمان بندي هاي مشخصي صورت بگيرد و در هر بخش از زمان به جلسه ي خاص پرداخته شود.

برگزاري جلسات از ديد شركت كنندگان

اگر بخواهيم برگزاري جلسات كاري و غير كاري را  از ديد شركت كنندگان تقسيم بندي كنيم مي توانيم به جلسات درون سازماني و جلسات برون سازماني اشاره نماييم.

جلسات درون سازمان :

افرادي كه در اين جلسه ها هستند جز افراد آن سازمان يا اداره مي باشند.

جلسات برون سازماني :

در چنين جلساتي برخي از افرادي كه حضور دارند جز كارمندان، مشاوران سازمان، مديران سازمان نيستند.

برگزاري جلسات رسمي

اعضاي تشكيل دهنده جلسات و وظايف آنها

در هر جلسه ي كه تشكيل مي شود افرادي مختلفي مانند رئيس جلسه، دبير و اعضاي جلسه حضور دارند كه هر كدام از آنها خود وظيفه ي داشته اند. رئيس جلسه و دبير جلسه وظيفه مسئوليت اجرايي و همچنين اداره جلسه را برعهده داشته اند.

1) رئيس جلسه

رئيس جلسه موظف است كه علاوه بر اينكه جلسه را مديريت و هدايت كند ، اجازه ندهد كه جلسه از مسير اصلي خود منحرف گردد و بايد براي اعضاي جلسه زماني را مشخص كند تا همفكري و مشورت هاي لازم صورت بگيرد.اگر قرار بر اين باشد كه يك تصميمي بر اساس نظرسنجي صورت بگيرد مدير هم مثل ديگر افراد جلسه تنها يك حق راي داشته است ولي اگر نظر هاي موافق و مخالف يكسان باشند ، ملاك اينكه آن تصميم اجرا شود يا اجرا نشود به رائ مدير( ارزيابي مي شود كه مدير راي موافق داشته است يا مخالف) بستگي داشته است.

2) دبير جلسه

دبير جلسه از افرادي است كه در برگزاري جلسه نقش مهمي داشته است و البته در پيگيري هاي قبل و بعد از جلسه نيز بسيار حائز اهميت مي باشد. پيشنهاد مي شود كه دبيرجلسه فرم را براي خود داشته باشد كه وظايفش در آن ثبت شده باشد تا بتواند به خوبي براي انجام آنها اقدام نمايد.

وظايف دبير جلسه

مي توانيم اين گونه بگوييم كه دبير جلسه وظايفي از قبيل

1. تهيه دعوت نامه و ارسال دعوت نامه براي اعضاي جلسه
2. ايجاد ارتباط و تعامل با اعضاي جلسه در جهت آمادگي آنها براي حضور در جلسه
3. انجام هماهنگي هاي لازم براي مكان جلسه
4. نظارت بر مكان جلسه
5. تهيه وسايلي كه مورد نياز جلسه است
6. انجام زمان بندي هاي مسائل در دستور جلسه ها
7. اولويت بندي مسائلي كه قرار است در جلسه مطرح گردد
8. تنظيم نمودن صورت جلسه و دريافت امضاهاي آن
9. ارسال نمودن صورت جلسه براي اعضا
10. پيگيري نمودن نتيجه جلسه
11. بايگاني نمودن سوابق
12. اعمال و اعلام نمودن تغييرات جلسه

را شامل مي شود.

همانطور كه در موارد فوق بيان كرده ايم يكي از مهم ترين وظايف دبير جلسه اين است كه تغييراتي را كه در جلسه مشخص شده اعمال و اعلام نمايد.در اين باره بايد اينگونه گفت كه هر گونه تغييري كه در جلسه ، زمان ، برنامه ها ، دستور جلسه ايجاد شود بايد توسط دبير جلسه به دعوت شدگان اعلام گردد.

دبير جلسه بايد براي اينكه بتواند وظايف خود را انجام دهد در جلسه حضور داشته باشد و بهتر است جز افرادي نباشد كه در نظر سنجي ها شركت مي كند تا اختلالي در وظايف او به وجود نيايد. زيرا ممكن است با حضور در چنين فرآيندهاي نتواند صورت جلسه را بخوبي بنوسند و يا نظرات خود را در آن تحميل كند.

اجاره باغ براي عروسي
برگزاري جشن تولد
برگزاري مراسم
برگزاري مراسم عروسي
تشريفات لاكچري
تشريفات لوكس
تشريفات عروسي
تشريفات مجالس
خدمات مجالس